Politica de confidențialitate

1Scopul politicii

Această politică explică modul în care PREMIUM SOLUTION SRL colectează, utilizează, păstrează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care:

• accesează site-ul premiumsolution.ro;
• transmit o cerere de ofertă;
• solicită identificarea sau verificarea compatibilității unui produs;
• comunică prin telefon, email, WhatsApp sau alte mijloace puse la dispoziție;
• plasează o comandă;
• completează formularul de retur sau formulează o solicitare de garanție;
• reprezintă un client, furnizor, colaborator sau partener contractual.

Datele sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal, denumit în continuare GDPR, și cu legislația română aplicabilă.

2Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Solicitările referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal pot fi transmise la adresa office@premiumsolution.ro.

3Datele pe care le putem prelucra

În funcție de modalitatea prin care interacționați cu Premium Solution, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

• numele și prenumele;
• adresa de email;
• numărul de telefon;
• adresa de livrare, facturare sau corespondență;
• semnătura, dacă este inclusă într-un document transmis.

Date privind activitatea profesională

• denumirea societății sau a formei de organizare;
• codul unic de înregistrare sau codul de identificare fiscală;
• funcția și calitatea persoanei de contact;
• datele reprezentantului sau ale persoanei desemnate de client;
• sediul și datele de facturare ale clientului profesional.

Date privind solicitările și comenzile

• produsele solicitate sau cumpărate;
• numărul comenzii, facturii sau al documentului de achiziție;
• ofertele, confirmările și corespondența referitoare la comandă;
• modalitatea de plată și informațiile necesare identificării plății;
• datele necesare livrării;
• istoricul solicitărilor, comenzilor și comunicărilor.

Date tehnice privind utilajul și produsul

• marca, modelul și anul fabricației utilajului;
• seria utilajului, seria motorului sau alte serii tehnice;
• codul produsului;
• fotografii ale produsului, utilajului, etichetelor sau componentelor;
• informații privind montajul, utilizarea, întreținerea și problema reclamată;
• documente de montaj, constatare sau intervenție;
• alte informații necesare identificării produsului ori verificării compatibilității.

Aceste informații nu reprezintă, de regulă, date cu caracter personal. Ele pot dobândi acest caracter atunci când permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane fizice.

Date privind retururile și garanțiile

• motivul solicitării, dacă este comunicat;
• starea produsului;
• fotografii și înregistrări video;
• informații privind montajul și utilizarea;
• documente de achiziție, transport, montaj sau constatare;
• contul bancar, atunci când este necesar pentru rambursare;
• corespondența și rezultatul soluționării solicitării.

Date tehnice privind utilizarea site-ului

În funcție de preferințele exprimate privind cookie-urile, putem colecta:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului și al browserului;
• sistemul de operare;
• paginile accesate;
• data, ora și durata accesării;
• sursa din care a fost accesat site-ul;
• acțiunile realizate pe site;
• identificatori online și identificatori asociați cookie-urilor;
• informații privind interacțiunea cu reclamele și formularele.

4Sursele datelor

Datele pot fi obținute:

• direct de la persoana care utilizează site-ul sau contactează Premium Solution;
• de la societatea, instituția sau organizația pe care persoana o reprezintă;
• de la o persoană care transmite datele în numele clientului;
• de la furnizori, producători, curieri sau prestatori implicați în soluționarea unei comenzi ori reclamații;
• din surse publice, atunci când acest lucru este necesar pentru verificarea informațiilor profesionale;
• prin cookie-uri și tehnologii similare, în funcție de preferințele exprimate.

5Scopurile și temeiurile prelucrării

Solicitările de informații, ofertele și identificarea produselor

Datele sunt utilizate pentru:

• analizarea cererii;
• identificarea produsului;
• verificarea compatibilității;
• pregătirea și transmiterea unei oferte;
• comunicarea cu solicitantul;
• efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii unui contract.

Gestionarea comenzilor și executarea contractelor

Datele sunt utilizate pentru:

• confirmarea și procesarea comenzilor;
• verificarea disponibilității produselor;
• facturare și încasare;
• pregătirea și livrarea produselor;
• comunicarea privind executarea comenzii;
• gestionarea obligațiilor contractuale.

Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele pot fi prelucrate pentru:

• emiterea și păstrarea documentelor financiar-contabile;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale;
• soluționarea drepturilor legale ale consumatorilor;
• furnizarea informațiilor solicitate de autoritățile competente;
• respectarea obligațiilor de arhivare și evidență.

Retururi, garanții și reclamații

Datele sunt utilizate pentru:

• identificarea achiziției și a produsului;
• înregistrarea cererii;
• verificarea condițiilor aplicabile;
• organizarea transportului;
• realizarea constatării tehnice;
• comunicarea cu producătorul, distribuitorul sau unitatea care efectuează analiza;
• soluționarea cererii;
• efectuarea eventualelor rambursări;
• păstrarea dovezilor privind modul de soluționare.

Securitatea site-ului și prevenirea utilizării abuzive

Datele tehnice pot fi utilizate pentru:

• asigurarea funcționării și securității site-ului;
• prevenirea accesului neautorizat;
• identificarea erorilor tehnice;
• prevenirea mesajelor automate, fraudelor și utilizării abuzive;
• protejarea formularelor și sistemelor informatice.

Analiză și măsurarea performanței

Cu acordul utilizatorului, datele colectate prin cookie-uri pot fi utilizate pentru:

• măsurarea traficului și a utilizării site-ului;
• înțelegerea modului în care sunt accesate paginile;
• evaluarea funcționării formularelor;
• identificarea problemelor de navigare;
• îmbunătățirea structurii și conținutului site-ului.

Publicitate și măsurarea campaniilor

Cu acordul utilizatorului, datele pot fi prelucrate pentru:

• măsurarea rezultatelor campaniilor publicitare;
• atribuirea cererilor și interacțiunilor surselor de promovare;
• crearea unor audiențe publicitare;
• afișarea și optimizarea reclamelor;
• limitarea repetării unor mesaje publicitare.

În funcție de instrumentele activate, pot fi utilizate servicii furnizate de Google, Meta, TikTok și LinkedIn.

6Caracterul obligatoriu al datelor

Câmpurile marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru identificarea solicitantului, analizarea cererii și transmiterea unui răspuns.

Dacă informațiile necesare nu sunt furnizate, Premium Solution poate fi în imposibilitatea de a:

• răspunde unei solicitări;
• verifica compatibilitatea unui produs;
• pregăti o ofertă;
• procesa o comandă;
• organiza livrarea;
• soluționa un retur sau o cerere de garanție.

Datele solicitate opțional nu condiționează transmiterea formularului, dacă nu devin necesare pentru soluționarea situației comunicate.

7Destinatarii datelor

Datele pot fi transmise, în limita necesară, următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorilor de găzduire, mentenanță și securitate a site-ului;
• furnizorilor de servicii de email, comunicații și stocare;
• furnizorilor de servicii contabile, fiscale și juridice;
• curierilor și prestatorilor de servicii logistice;
• instituțiilor financiare și furnizorilor implicați în procesarea plăților;
• producătorilor, distribuitorilor și furnizorilor de produse;
• unităților care efectuează constatări tehnice sau analize privind garanția;
• furnizorilor de servicii de analiză, măsurare și publicitate, atunci când utilizatorul și-a exprimat acordul;
• autorităților și instituțiilor publice, atunci când transmiterea este impusă de lege;
• consultanților sau instanțelor, atunci când datele sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

8Servicii externe de analiză și publicitate

Site-ul poate utiliza, în funcție de instrumentele activate și de consimțământul exprimat:

• Google Analytics;
• Google Ads;
• Google Tag Manager;
• Meta Pixel și serviciile Meta;
• TikTok Pixel și serviciile TikTok;
• LinkedIn Insight Tag și serviciile LinkedIn.

Google Tag Manager este utilizat pentru administrarea instrumentelor și etichetelor implementate pe site. Google Consent Mode poate transmite către serviciile Google informații privind opțiunile de consimțământ și poate ajusta funcționarea etichetelor în funcție de alegerea utilizatorului.

Furnizorii platformelor pot prelucra date în calitate de persoane împuternicite, operatori independenți sau, în anumite situații, împreună cu Premium Solution, potrivit condițiilor proprii aplicabile serviciilor respective.

9Transferurile internaționale

Anumiți furnizori de servicii IT, analiză, comunicații sau publicitate pot prelucra date în afara Spațiului Economic European.

Atunci când are loc un asemenea transfer, acesta trebuie să se bazeze pe unul dintre mecanismele recunoscute de GDPR, precum:

• o decizie a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție;
• clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• reguli corporatiste obligatorii;
• alte garanții sau derogări permise de legislația aplicabilă.

Informații suplimentare privind garanțiile utilizate pot fi solicitate la adresa office@premiumsolution.ro.

10Durata păstrării datelor

Datele sunt păstrate numai pentru perioada necesară scopului pentru care au fost colectate, ținând cont de obligațiile legale și de termenele în care pot fi formulate sau apărate anumite pretenții.

În principal, se aplică următoarele criterii:

• solicitările de informații și ofertele care nu conduc la o comandă pot fi păstrate până la trei ani de la ultima comunicare;
• datele privind comenzile și relațiile contractuale sunt păstrate pe durata executării contractului și ulterior potrivit termenelor legale aplicabile;
• documentele financiar-contabile se păstrează timp de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite, dacă legea nu impune un alt termen;
• datele privind retururile, garanțiile și reclamațiile sunt păstrate pe durata soluționării și ulterior pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și protejării drepturilor părților;
• datele necesare soluționării unui litigiu sunt păstrate până la finalizarea definitivă a procedurii și îndeplinirea obligațiilor rezultate;
• preferințele privind cookie-urile sunt păstrate pentru perioada necesară demonstrării alegerii utilizatorului;
• duratele cookie-urilor și ale identificatorilor utilizați sunt indicate în Politica privind cookie-urile;
• jurnalele tehnice și datele de securitate sunt păstrate atât timp cât sunt necesare pentru protejarea site-ului, investigarea incidentelor și prevenirea utilizării abuzive.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate numai dacă există un alt temei legal care impune continuarea prelucrării.

11Securitatea datelor

Premium Solution aplică măsuri tehnice și organizatorice adaptate naturii datelor și riscurilor asociate prelucrării. Acestea pot include:

• limitarea accesului la date;
• utilizarea conturilor și drepturilor de acces individuale;
• protejarea formularelor și sistemelor informatice;
• actualizarea componentelor tehnice;
• realizarea copiilor de siguranță;
• utilizarea conexiunilor securizate;
• verificarea furnizorilor care prelucrează date;
• proceduri pentru identificarea și gestionarea incidentelor de securitate.

12Decizii automate și profilare

Premium Solution nu adoptă decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra unei persoane sau să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

Platformele de analiză și publicitate pot utiliza identificatori și informații privind activitatea online pentru măsurare, atribuirea conversiilor, selectarea audiențelor sau personalizarea publicității. Aceste operațiuni sunt permise numai în funcție de consimțământul exprimat și sunt supuse condițiilor și politicilor furnizorilor respectivi.

13Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de a primi informații privind prelucrarea datelor;
• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• dreptul de a solicita ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul de a solicita restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este realizată prin mijloace automate;
• dreptul de a vă opune prelucrării întemeiate pe interes legitim;
• dreptul de a vă opune în orice moment utilizării datelor pentru marketing direct;
• dreptul de a retrage consimțământul, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării realizate anterior;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în situațiile prevăzute de lege;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
• dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

14Exercitarea drepturilor

Solicitările pot fi transmise la:

Cererea trebuie să permită identificarea persoanei și a dreptului exercitat. Dacă există îndoieli justificate privind identitatea solicitantului, pot fi cerute informații suplimentare strict necesare verificării identității.

15Plângeri privind prelucrarea datelor

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației, puteți transmite mai întâi o solicitare către Premium Solution pentru analizarea situației.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la:

Exercitarea acestui drept nu înlătură posibilitatea de a vă adresa instanțelor competente.

16Legături către alte site-uri

Site-ul poate conține legături către pagini administrate de alte organizații. Prelucrarea datelor realizată după accesarea acestor pagini este guvernată de politicile operatorilor respectivi.

Premium Solution nu stabilește modul în care site-urile externe prelucrează datele și recomandă consultarea informațiilor privind confidențialitatea publicate de acestea.

17Modificarea politicii

Politica poate fi actualizată atunci când se modifică:

• legislația aplicabilă;
• categoriile de date prelucrate;
• formularele sau funcționalitățile site-ului;
• serviciile și furnizorii utilizați;
• scopurile sau modalitățile de prelucrare.